Viele mittelständische Unternehmen stehen beim Thema ERP-Auswahl vor einer gewaltigen Aufgabe – zu viele Anbieter, zu wenig Zeit, häufig kein klarer Fahrplan. Aus genau diesen Gesprächen wissen wir: Was fehlte, war nicht die Software – sondern ein strukturierter, anbieterneutraler Blick auf Prozesse, Ziele und Herausforderungen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf es bei einer guten ERP Beratung wirklich ankommt.
Warum sich viele Unternehmen mit der ERP-Auswahl schwertun
Also… was uns immer wieder auffällt ist Folgendes: Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist für viele mittelständische Unternehmen ein Riesenschritt – mit enormer Tragweite. Denn die falsche Wahl kann nicht nur teuer werden, sondern auch betriebliche Abläufe massiv stören. Genau deshalb erleben wir immer wieder, dass Projekte aufgeschoben werden. Aus Sorge vor Ausfällen. Aus Respekt vor der Komplexität. Und – ganz oft – aus Unsicherheit.
Gerade in mittelständischen Strukturen fehlt häufig die Zeit, um sich tief einzuarbeiten. Meist gibt es auch keine interne IT-Abteilung mit strategischem ERP-Know-how. Und dann sind da noch die unzähligen Anbieter, die alle eine vermeintlich perfekte Lösung versprechen – da noch den Überblick zu behalten, ist eine Kunst für sich.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen aus dem Maschinenbau hatte bereits mehrere Gespräche geführt, erste Lastenhefte geschrieben, aber kam nicht weiter. Warum? Weil all diese Schritte isoliert waren. Niemand hatte das Gesamtsystem, die Geschäftsprozesse oder das Zielbild in den Blick genommen. Genau da setzt unsere ERP Beratung an – nicht mit schnellen Lösungen, sondern mit strukturiertem Denken.
Und um das einzuordnen: Laut [Statista](https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1466134/umfrage/bereitstellungsmodell-der-erp-nutzung-kleiner-und-mittlerer-unternehmen/) betreiben 52 Prozent der KMU in Deutschland ihr ERP weiterhin on-premises, während 31 Prozent bereits Cloudlösungen nutzen. 45 Prozent wollen künftig wechseln. Sie sehen: Der Wandel ist in vollem Gang – aber er braucht Orientierung.
Was ist ERP? Grundverständnis für eine fundierte Entscheidung
ERP steht für Enterprise Resource Planning – also die softwaregestützte Steuerung von Unternehmensressourcen. Das klingt erstmal technisch, ist aber in Wirklichkeit das Rückgrat jedes effizient organisierten Unternehmens. Denn ein ERP-System führt die Fäden zusammen: von Einkauf und Lager über Produktion, Vertrieb und Buchhaltung bis hin zu Projektmanagement und Controlling.
Was man sich erst einmal vor Augen führen muss: Ohne stabiles ERP gerät die Steuerung von Geschäftsprozessen schnell ins Wanken. Es entstehen Medienbrüche, redundante Arbeit, Intransparenz – und vor allem Chaos, wenn mehrere Systeme nicht sauber miteinander sprechen.
Deshalb geht es bei der ERP-Auswahl eben nicht nur um technische Features. Sondern vor allem um die Frage: Wie gut kann das neue System mein Geschäftsmodell abbilden? Wie flexibel ist es, wie skalierbar – und wie gut passt es zu meinen Prozessen?
Viele Unternehmen gehen von der Annahme aus, dass ein modernes ERP automatisch die vorhandenen Probleme löst. Die Wahrheit ist: Das System allein bringt keine Effizienz. Erst wenn die Prozesse klar definiert, bereichsübergreifend gedacht und strukturiert digitalisiert sind, entsteht echter Mehrwert.
Was wir also tun, ist weniger eine Produktauswahl, sondern mehr eine strategisch angelegte Prozessberatung. Und zwar mit dem Ziel, genau Ihr Unternehmen so transparent, effizient und steuerbar aufzustellen, wie es Ihre strategischen Wachstumsziele erfordern.
Was ist ein ERP-Berater – und woran erkennt man einen guten?
Eine berechtigte Frage; denn unter dem Begriff ERP-Beratung tummelt sich mittlerweile so einiges. Vom freiberuflichen Software-Spezialisten bis zum Vertriebsberater einzelner ERP-Systeme – das Feld reicht weit. Aber: Nicht jeder, der berät, ist auch wirklich unabhängig.
Ein guter ERP-Berater – oder genauer gesagt: eine unabhängige ERP-Beratung – zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht an einzelne Anbieter gebunden ist, sondern von Ihrer Perspektive aus denkt. Das heißt: Es wird genau analysiert, welche Prozesse Sie haben, welche Ziele Sie verfolgen und welche Systeme in Frage kommen – ohne versteckte Interessen.
Immer öfter hören wir den Satz: „Der hat uns eine Lösung vorgeschlagen, bevor er überhaupt wusste, was wir tun.“ Genau da wird es gefährlich. Denn ohne tiefes Prozessverständnis sind viele Aussagen eben reines Bauchgefühl.
Natürlich gibt es auch ERP-Berater, die sich sehr tief mit wenigen Systemen auskennen. Das kann hilfreich sein – etwa, wenn Sie sich schon für ein System entschieden haben und Unterstützung beim Customizing suchen. Aber wenn Sie noch ganz am Anfang stehen, brauchen Sie jemanden, der neutral denkt, strukturiert vorgeht und fundiertes Wissen über den Markt mitbringt.
Und weil das auch oft gefragt wird: 89 Prozent der Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf ERP-Systeme. Im Mittelstand hingegen ist das Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft.
Die Problematik ERP-Beratung – ein Begriff, viele Ansätze
Zunächst: Im Markt scheint jeder etwas anderes unter dem Begriff „ERP-Beratung“ zu verstehen. Manche sehen darin reine Produktempfehlung. Andere wiederum bieten Projektmanagement, technische Umsetzung oder Systemintegrationen an.
Das Problem ist: Je nach Anbieter bekommen Sie völlig unterschiedliche Leistungen, oft ohne, dass Ihnen das bewusst ist. Das hat zur Folge, dass viele mittelständische Unternehmen in eine Beratung geraten, die eigentlich nur den Verkauf eines bestimmten Systems im Blick hat. Da bleibt das große Ganze oft auf der Strecke.
Wir halten das für gefährlich. Denn auch wir – nach über 36 Jahren Erfahrung – würden nie behaupten, wir könnten jedes System in- und auswendig kennen. Der Markt ist dynamisch, monatlich kommen neue Versionen, Funktionen oder Anbieter hinzu. Das kann niemand seriös vollständig überblicken.
Was hingegen funktioniert und was wir konsequent tun, ist: den Kunden sehr genau beleuchten. Prozesse analysieren, strategisches Zielbild erarbeiten, Anforderungen priorisieren. Und auf dieser Basis dann aus dem Markt die Systeme identifizieren, die aktuell wirklich in Frage kommen.
Wichtig ist auch: Die ERP-Auswahl muss nicht nur technisch passen – sondern auch kulturell. Denn was nützt Ihnen ein System, das zwar alles kann, Ihre Mitarbeitenden aber nicht bedienen oder nicht akzeptieren?
Eben weil es so viele Systeme gibt, stellt dieser Artikel zurecht fest, dass gerade KMU vor einer großen Auswahl stehen – von branchenspezifischen Nischenlösungen bis zu cloudbasierten Allroundern.
Der erste Schritt: Eine fundierte Standortbestimmung im Unternehmen
Jetzt wird’s konkret. Wenn wir mit einer ERP-Beratung starten, setzen wir niemals sofort beim System an. Stattdessen stellen wir erst einmal die Frage: Wo stehen Sie gerade – prozessual, strategisch, technologisch?
Denn jede technologische Entscheidung braucht einen funktionalen Anker. Das heißt: Welche Prozesse laufen wie? Was sind die Engpässe? Wo bestehen manuelle Aufwände? Und vor allem: Welche Ziele verfolgen Sie in den nächsten Jahren?
Viele Unternehmen starten mit dem Schreiben eines Lastenhefts – inhaltlich sinnvoll, aber oft zu früh. Denn was bringt eine Anforderungsliste, wenn die strategische Stoßrichtung noch unklar ist? Deshalb holen wir das Prozessverständnis an den Anfang. Das schafft Klarheit. Und reduziert später deutlich die Zahl der Projektkorrekturen.
Für die Vorbereitung auf eine unabhängige ERP-Beratung haben wir eine Art Checkliste entwickelt:
- Welche Prozesse sind heute bereits digitalisiert – welche nicht?
- Gibt es Engpässe oder ineffiziente Abläufe?
- Welche Systeme sind im Einsatz? Gibt es häufige Medienbrüche?
- Was möchten Sie in den nächsten 3–5 Jahren erreichen?
Alles, was wir hier gemeinsam erarbeiten, ist die Basis für eine saubere ERP-Auswahl. Weil es nicht darum geht, das System mit den meisten Features zu finden – sondern das, das genau zu Ihnen passt.
ERP-Auswahl strategisch angehen – so gelingt die Systemfindung
Nachdem wir gemeinsam die Prozesse analysiert und die Ziele geschärft haben, geht es in die Phase der Systemauswahl. Und auch hier arbeiten wir anders, als man es vielleicht erwarten würde: Nicht der Systemname steht im Fokus – sondern die Funktionalität im Abgleich mit dem Bedarf.
Das heißt: Gemeinsam erstellen wir ein Anforderungsprofil – mit Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Kriterien. Daraus ergibt sich eine erste Auswahl möglicher Anbieter – je nach Branche, Unternehmensgröße, Integrationsbedarf, Cloudstrategie und mehr.
Erst dann beginnt das sogenannte „Gap-Fit“-Verfahren: Wie gut passt welches System auf die genannten Anforderungen? Wo bestehen Lücken, die man eventuell durch Customizing oder Prozesseingriffe schließen kann?
Und weil die Auswahlphase strategisch wichtig ist, gilt: Kein System ist perfekt – aber es gibt immer eines, das am besten zu Ihrer Ausgangslage passt.
Das ERP-Projekt richtig steuern: Von der Planung bis zur Implementierung
Jetzt sind wir in der Projektphase. Und auch hier zeigen sich – leider viel zu oft – die typischen Fehler. Fehlende Ressourcen. Unklare Rollendefinitionen. Unrealistische Zeiträume. Und nicht zuletzt: Komplexität, die unterschätzt wird.
Ein ERP-Projekt ist keine reine IT-Aufgabe, es ist ein Transformationsprozess. Deshalb braucht es eine klare Projektstruktur, verantwortliche Rollen, kommunizierte Erwartungen und vor allem: Zeit.
In dieser Phase begleiten wir unsere Kunden auch operativ. Also mit Projektplanung, Steuerung, Qualitätssicherung und Change-Management. Denn genau da entstehen die größten Reibungen: Mitarbeitende werden überfordert, Abteilungen nicht abgeholt – und plötzlich gerät das Projekt ins Stocken.
Besonders gefährlich wird es, wenn operative Ausfälle auftreten – etwa, weil alte Systeme abgeschaltet sind und das neue noch nicht funktioniert. Deshalb planen wir immer Resilienzphasen ein. Und ganz wichtig: Der Go-Live ist nicht das Ziel – sondern der Anfang.
Langfristige ERP-Projekte führen zu mehr Transparenz, mehr Effizienz und besserer Steuerbarkeit. Aber nur, wenn sie professionell aufgesetzt, gesteuert und begleitet werden.
Wann sich eine unabhängige ERP-Beratung wirklich lohnt
Die Frage, die viele stellen: Brauchen wir überhaupt eine externe ERP-Beratung – oder geht das auch intern? Und wir sagen: Das kommt drauf an.
Wenn Sie intern über fundiertes Prozesswissen, IT-Kompetenz, Projektmanagement und ERP-Marktkenntnisse verfügen – sprechen Sie uns bitte an, wir würden gerne von Ihnen lernen.
In der Realität ist es aber oft so, dass genau diese Kompetenzen entweder nicht vorhanden oder nicht frei verfügbar sind. Und dann ist eine unabhängige ERP-Beratung eben nicht Luxus, sondern Risikominimierung.
Sie kaufen sich nicht nur Expertise, sondern auch Struktur, Marktübersicht und methodisches Vorgehen ein. Unsere Aufgabe ist es, genau hinzuschauen und dann faire, klare und herstellerunabhängige Empfehlungen auszusprechen.
Und: Die Last der Entscheidung wird etwas verteilt. Sie müssen nicht allein durch den Dschungel der ERP-Projekte. Wir gehen Stück für Stück, gemeinsam.
Ausblick: Trends in der ERP-Beratung und worauf Entscheider achten sollten
Der ERP-Markt verändert sich. Cloudlösungen, Low-Code-Plattformen, KI-unterstützte Prozessoptimierung – all das spielt künftig eine größere Rolle. Gleichzeitig bleibt eines konstant: Die Notwendigkeit, jede Einführung strategisch, fundiert und mit Blick auf das Zielbild auszurichten.
Besonders Cloud-ERP gewinnt an Bedeutung. Laut aktuellen Untersuchungen planen immer mehr KMU in Deutschland den Umstieg. Das heißt: Auch hier verschiebt sich der Fokus, weg von technologischer Eigenverantwortung hin zu operativer Flexibilität.
Was wir beobachten: Die Anforderungen an ERP-Berater wachsen – und das ist gut so. Denn mehr denn je braucht es Expertise, Klarheit und Praxiswissen. Keine Versprechen, sondern nachvollziehbare Analysen.
Denn ERP-Software optimiert keine Prozesse von allein. Es braucht Struktur, Steuerung, Kommunikation – und vor allem: Führung. Und genau deshalb glauben wir an die Rolle von ERP-Beratung als strategischem Partner, nicht als Verkäufer.
Fazit: Klarheit, Expertise und Struktur für Ihre ERP-Einführung
Unter dem Strich zeigt sich eines ganz deutlich: Wer ein ERP-Projekt angeht, braucht Klarheit über seine Prozesse, ein strategisches Zielbild – und den Mut, sich auch mal externe Perspektiven einzuholen.
Eine unabhängige ERP-Beratung bedeutet: weniger Risiko, mehr Transparenz, bessere Entscheidungen. Und ein Partner, der nicht das verkauft, was er hat, sondern das empfiehlt, was wirklich passt.
Deshalb empfehlen wir: Überlegen Sie nicht nur, welches System Ihnen gefällt. Sondern fragen Sie sich: Wer hilft Ihnen dabei, Ihre Organisation neu auszurichten? Wer führt Sie durch diese Transformation?
Genau das ist unsere Aufgabe. Und unsere Leidenschaft.
| Thema | Details |
|---|---|
| ERP-Bereitstellung in KMU | 52 % der KMU nutzen 2024 noch On-Premises-ERP-Systeme, 31 % sind bereits in der Cloud. 45 % wollen in Zukunft auf Cloudlösungen umsteigen. |
| ERP-Nutzung bei Großunternehmen | 89 % der Großunternehmen setzen bereits ERP-Lösungen ein – der Mittelstand holt langsam auf. |
| Herausforderung Systemvielfalt | Der Markt bietet eine riesige Bandbreite an Systemen: von branchenspezifischen bis zu hochflexiblen ERP-Lösungen. Die Auswahl überfordert viele KMU. |
| ERP-Auswahl-Prozess | Eine strukturierte ERP-Beratung umfasst Prozessanalyse, Zieldefinition, Anforderungsmanagement und herstellerneutrale Systemauswahl. |
| Digitalisierungsgrad im Mittelstand | Viele Prozesse sind noch nicht digitalisiert. ERP dient als zentrale Plattform zur unternehmensweiten Integration und Automatisierung. |
| Zahl mittelständischer Unternehmen | 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland zählen zu den KMU – das sind rund 99,3 % aller Unternehmen im Land. |
Jetzt den nächsten Schritt gehen – unverbindlich klären, wie Ihre ERP-Reise aussehen könnte
Falls Sie sich in den beschriebenen Herausforderungen wiedergefunden haben, sei es bei der Auswahl des passenden Systems, bei internen Unsicherheiten oder einfach bei der schieren Komplexität des ERP-Marktes, dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, um diese Themen strukturiert anzugehen.
Wir wissen: Viele mittelständische Unternehmen haben bereits Versuche unternommen, sich dem Thema zu nähern, mit Gesprächen auf Messen, Produktdemos oder intern erstellten Anforderungskatalogen. Aber oft fehlt ein klarer Anfang, ein roter Faden oder schlicht ein neutraler Sparringspartner, der nicht auf den Verkauf eines bestimmten Systems hinarbeitet, sondern nur eines im Fokus hat: die bestmögliche Lösung für Sie.
Wenn Sie also vermeiden möchten, unkoordiniert Ressourcen zu verbrennen, unpassende Systeme einzuführen oder unnötige Technologien zu kaufen, dann lassen Sie uns gemeinsam hinsehen.
Die UBK GmbH bietet Ihnen die Möglichkeit zu einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch – beziehungsweise einem kompakten Analysegespräch. Dort schauen wir gemeinsam, wo Sie gerade stehen, welche Schritte sinnvoll sind und welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.
Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, ganz unkompliziert über diese Seite. Wir freuen uns, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen – ganz ohne Druck, aber mit echter Expertise.