Viele mittelständische Unternehmen sehen sich bei der Suche nach einer Softwarelösung einer überwältigenden Auswahl an Systemen gegenüber. Eine fundierte Entscheidung gelingt jedoch nur, wenn klar ist, welche Anforderungen wirklich zählen, welche Stolperfallen vermieden werden müssen – und wie ein strukturiertes Vorgehen aussieht. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Softwareauswahl Kriterien wirklich entscheidend sind.
Wenn die Softwareauswahl zur Herausforderung wird – typische Hürden für Entscheider:innen im Mittelstand
Wir beobachten es immer wieder: Die Entscheidung für eine neue Software – sei es ein ERP-System, ein Tool fürs Projektmanagement oder eine umfassende Branchenlösung – wird überstürzt getroffen oder so lange verschoben, bis die technische Not zur akuten Belastung wird. Häufig fehlt nicht nur die Zeit, sich strukturiert mit dem Auswahlprozess auseinanderzusetzen. Es fehlt oftmals auch an Ressourcen im Unternehmen, um strategisch zu bewerten, worauf es ankommt.
Viele Unternehmen schauen primär auf die Branche, die Anzahl an Benutzer:innen oder auf eine grobe Prozesslandkarte. Was entsteht, ist ein scheinbar passendes Bild – doch wir wissen aus Erfahrung: Genau hier beginnt das Risiko von Fehlinvestitionen. Denn allzu oft vermitteln kostenlose Vergleichsportale oder Anbieterlisten das Gefühl von Sicherheit. Dabei basieren diese auf eindimensionalen Kriterien ohne Verständnis für Ihre individuellen Prozesse oder strategischen Ziele.
Dass dieses Vorgehen nicht zielführend ist, zeigen auch aktuelle Studien: Laut einer Erhebung nutzen noch immer 54 % der deutschen Mittelständler Excel und Outlook zur Projektsteuerung, statt spezialisierte Software einzuführen. Die Folge: ineffizientes Arbeiten und ein erhöhtes Fehlerrisiko (Quelle).
Warum gute Softwareauswahl Kriterien über den Erfolg entscheiden
Die Kriterien, mit denen Sie an Ihre Softwareauswahl herangehen, bestimmen maßgeblich über den Erfolg Ihres Projekts. Wer hier zu knapp denkt oder sich ausschließlich auf technische Features fokussiert, läuft Gefahr, weder die tatsächlichen Anforderungen seines Unternehmens abzubilden noch das volle Potenzial einer neuen Lösung auszuschöpfen.
Wir empfehlen, die Auswahl entlang eines strategisch abgestimmten Zielbilds vorzunehmen. Dieses sollte sich nicht nur aus funktionalen Aspekten speisen, sondern auch aus Ihrer langfristigen Unternehmensstrategie, Ihrer digitalen Ausgangslage und vor allem aus einer tiefen Prozessanalyse heraus entstehen.
Gute Softwareauswahl Kriterien verbinden diese Welten: Sie prüfen, was die Software leisten muss, wie sie sich in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt und ob der Anbieter agile Implementierungsmodelle bietet. Erst dann entsteht ein ganzheitliches Bild, das Entscheidungssicherheit schafft.
Eine bemerkenswerte Zahl: Die Hälfte der Unternehmen ist laut aktueller Daten durchaus bereit, in neue Softwarelösungen zu investieren. Doch viele entscheiden sich aus oberflächlichen Gründen – oftmals ohne wirkliche Analyse der eigenen Prozesse (Quelle). Die Konsequenz: Aufwand und Enttäuschung wachsen, der langfristige Nutzen bleibt aus.
Die größten Irrtümer im Auswahlprozess: Warum oberflächliche Kriterien oft in die Irre führen
Einer der größten Irrtümer bei der Auswahl von Software ist der Glaube, dass es ausreicht, sich an der Branche oder der Unternehmensgröße zu orientieren. Ja, diese Merkmale geben einen gewissen Rahmen vor. Doch sie sagen nahezu nichts über Ihre Prozesse, Ihre Arbeitsweise oder Ihre organisatorischen Besonderheiten aus.
Es ist erstaunlich, wie oft Softwareentscheidungen auf Basis vermeintlicher Best Practices getroffen werden, ohne diese auf die eigene Organisation zu übertragen. Viele verlassen sich auf Empfehlungen, Google-Rankings oder Vergleichsportale, die eine Übersicht bieten, aber keine Tiefe.
Dabei beobachten wir in praktisch jedem Kundenprojekt: Erst wenn wir wirklich verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, wo Informationen fließen, wie Entscheidungen getroffen werden, wie flexibel ein System sein muss, erst dann lassen sich Lösungen identifizieren, die nicht nur funktional, sondern auch operativ stimmig sind.
Dieser Irrtum kostet. Denn unzureichende Digitalisierung und unpassende Softwarelösungen führen dazu, dass viele Mittelständler bei der digitalen Transformation zurückfallen – insbesondere Unternehmen mit 20–200 IT-Arbeitsplätzen, wie eine Studie zeigt (Quelle). Das wiederum führt zu erheblichen Wettbewerbsnachteilen.
Schritt-für-Schritt durch den Softwareauswahlprozess: So gehen Sie effizient und strukturiert vor
Ein strukturierter Prozess verhindert, dass Sie sich im Softwaredschungel verlieren. Wir empfehlen, folgenden Fahrplan zu nutzen, den wir in zahlreichen Projekten erfolgreich etabliert haben:
1. Zielbild schärfen: Welchen strategischen Nutzen soll die neue Software bringen? Welche Prozesse sollen abgebildet, automatisiert oder verbessert werden?
2. Anforderungsprofil erstellen: Gemeinsam mit den jeweiligen Fachbereichen erfassen wir alle funktionalen, technischen sowie organisatorischen Anforderungen. Hierbei wird nicht alles gleich gewertet – wir unterscheiden in Muss-Kriterien, Soll-Kriterien und Wunschfunktionen.
3. Stakeholder einbinden: Nur wer die spätere Nutzung aktiv mitgestaltet, akzeptiert die Lösung ohne Widerstand. Frühzeitige Einbindung ist essenziell (siehe nächster Abschnitt).
4. Auswahl- und Bewertungsmatrix aufbauen: Mit Methoden wie der Nutzwertanalyse vergleichen Sie Anbieter basierend auf sachlichen, gewichteten Kriterien.
5. Software-Demos & Teststellungen: Wie benutzerfreundlich ist die Anwendung wirklich? Stimmen die versprochenen Features mit den realen Prozessen überein?
6. Investitionsplanung & Implementierungsstrategie: Cloud oder On-Premise? Agil oder Wasserfall? Rollout-Plan, Support, Schulung?
So schaffen Sie nicht nur eine fundierte Entscheidungsbasis, sondern steigern die Effizienz des gesamten Auswahlprozesses.
Stakeholder frühzeitig einbinden: Die Grundlage für Akzeptanz und passgenaue Lösungen
Eine der am meisten unterschätzten Softwareauswahl Kriterien ist die frühzeitige Einbindung und Beteiligung der relevanten Stakeholder. In der Theorie ist das vielen bewusst, in der Praxis wird es oft vernachlässigt – mit gravierenden Folgen für die spätere Akzeptanz im Unternehmen.
Wer nur isolierte IT- oder Management-Entscheidungen trifft, läuft Gefahr, die Anforderungen der eigentlichen Nutzer:innen zu verfehlen. Gleichzeitig erleben wir immer wieder, dass Projekte aus dem Ruder laufen, weil Widerstände entstehen – Widerstände, die von Anfang an hätten verhindert werden können.
Wir arbeiten regelmäßig mit interdisziplinären Auswahlteams, die alle wesentlichen Fachbereiche vertreten. Diese Teams helfen nicht nur dabei, ein vollständiges Anforderungsprofil zu formulieren, sondern bewerten auch später die real existierenden Softwarelösungen auf Basis ihrer tatsächlichen Prozessanforderungen.
Ein solcher Einbezug führt dazu, dass schnell deutlich wird, wo eine Lösung passt – und wo nicht. Er vermeidet unnötige Reibungen während der Implementierung und sorgt dafür, dass Ihre Unternehmenskultur durch die digitale Transformation nicht aus dem Gleichgewicht gerät.
Funktionen und Features richtig bewerten: Vom Wunschzettel zur gewichtet priorisierten Anforderungsliste
Was muss die neue Software können? Diese Frage hören wir oft – und die Antwort ist nicht trivial. Die realistischen, geschäftsrelevanten Anforderungen von denen zu trennen, die lediglich „nice-to-have“ sind, ist eine der größten Herausforderungen bei der Softwareauswahl.
Viele Unternehmen beginnen mit einem Lastenheft oder einer Liste von Anforderungen, die jedoch häufig weder priorisiert noch konkretisiert wurden. Hier beginnt unser methodisches Vorgehen: Wir zerlegen Funktionen und Features in funktionale Kategorien und bewerten sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern.
Diese Bewertung erfolgt in mehreren Stufen: Muss-Kriterien (zwingend erforderlich), Soll-Kriterien (wichtig, aber nicht entscheidend), Kann-Kriterien (komfortabel, aber verzichtbar). In Workshops werden diese zudem gewichtet, sodass eine objektive Matrix entsteht, mit der sich Softwarelösungen später vergleichen lassen.
Ein zentraler Fokus liegt auch auf Schnittstellen, Usability und Anpassbarkeit. Funktionalität alleine reicht nicht, wenn Ihre Teams später nicht gerne damit arbeiten oder ganze Arbeitsprozesse umständlich werden.
Die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe: Wie Sie Softwarelösungen objektiv vergleichen
Die Nutzwertanalyse ist ein bewährtes Instrument, um eine fundierte, nachvollziehbare Entscheidung auf Basis Ihrer Auswahlkriterien zu treffen. Sie ersetzt Bauchgefühl durch Systematik – und genau das braucht es in einer Welt, in der die Anbieterlandschaft unübersichtlich ist.
In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden setzen wir die Nutzwertanalyse ein, um verschiedene Softwarelösungen gezielt zu vergleichen. Dabei fließen die zuvor entwickelten Kategorien (z. B. Prozessabdeckung, Integration, Cloudfähigkeit, Lizenzmodell) in eine Bewertungsmatrix ein. Jede Lösung bekommt Punkte – gewichtet nach Ihrer Unternehmenspriorität. Am Ende entsteht ein differenziertes Bild, das nicht nur sagt: „Lösung A ist besser“, sondern auch: „Lösung A passt besser zu uns, weil…“
Diese Transparenz wirkt nicht nur beruhigend auf die Geschäftsführung – sie macht den Auswahlprozess auch dokumentierbar, nachvollziehbar und in späteren Phasen (z. B. bei Ausschreibungen oder Auditfragen) nachvollziehbar.
Cloud oder On-Premise? Die richtige Betriebsform für Ihre IT-Landschaft finden
Die Frage nach der Betriebsform – lokal installiert (On-Premise) oder in der Cloud betrieben – ist eines der strategischsten Softwareauswahl Kriterien. Hier geht es nicht nur um Technologie, sondern um Datenschutz, Skalierbarkeit, Infrastruktur und IT-Strategie.
Wir sehen einen klaren Trend zur Cloud, insbesondere im Mittelstand. Cloudlösungen bieten größere Flexibilität, geringere Anschaffungskosten und sind schneller verfügbar. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von überschaubaren Investitionen und Lösungen, die nahezu alle relevanten Anforderungen abbilden können (Quelle).
Doch: Nicht jedes Unternehmen ist bereit für die Cloud. Themen wie IT-Sicherheit, unternehmenskritische Daten und interne Governance-Vorgaben müssen berücksichtigt werden. Für 65 % der mittelständischen IT-Unternehmen war bereits 2018 IT-Security ein zentrales Zukunftsthema (Quelle).
Wir analysieren darum gemeinsam mit Ihnen, was Ihre IT-Landschaft leisten kann, wo Cloud Sinn macht und wo vielleicht Hybridmodelle geeigneter sind.
Agil versus klassisch: Welcher Implementierungsansatz passt zu Ihrem Unternehmen?
Im Anschluss an die Auswahl beginnt die eigentliche Arbeit – die Implementierung. Auch hier entscheiden strategische Überlegungen darüber, ob die Einführung der neuen Software reibungslos verläuft oder mit Reibungsverlusten einhergeht.
Wir erleben Unternehmen, die hochtraditionell arbeiten, aber eine moderne Lösung mit agilen Methoden einführen wollen – ein Rezept für Missverständnisse. Andere wiederum profitieren enorm von iterativen Einführungsmodellen, weil sie bereits über eine agile Managementstruktur verfügen.
Die technische Frage nach der Softwareauswahl reicht darum nicht aus. Die Einführung muss zu Ihrer Organisationsstruktur passen. Ist ein Big Bang sinnvoll? Oder sollte in Phasen ausgerollt werden? Arbeiten Ihre Teams mit klassischen Projektplänen? Oder eher in Sprints?
Was zählt, ist ein Vorgehen, das zu Ihrer Unternehmens-DNA passt – nicht ein standardisiertes Vorgehen am Reißbrett.
Risiken minimieren: Wie Sie Fehlinvestitionen, Projektüberforderung und operative Ausfälle vermeiden
Falls Sie noch zögern, eine neue Softwarelösung einzuführen, sprechen wir Ihnen hier aus dem Herzen: Die Sorge vor Fehlinvestitionen, Überlastung von Teams oder sogar Ausfällen ist berechtigt – aber auch vermeidbar.
Genau aus diesen Gründen ist ein sauber definierter Auswahlprozess mit klaren Kriterien so wichtig. Je früher Sie strategisch denken, je klarer Ihr Zielbild ist und je realistischer die Anforderungen erhoben werden, desto geringer sind die Risiken in der Umsetzungsphase.
Die größten Probleme entstehen nicht bei der Technik – sondern bei Erwartungsmanagement, Kommunikation oder fehlgestalteten Change-Prozessen. Daher ist Vorbereitung zentrale Risikoabsicherung.
Und: Externe, anbieterunabhängige Unterstützung kann helfen, diese Risiken weiter zu minimieren. Solche Berater:innen sind nicht daran interessiert, einen Anbieter zu „verkaufen“, sondern Ihre Interessen zu schützen.
Langfristig denken: Warum nachhaltige Softwareentscheidungen strategisches Denken erfordern
Softwareentscheidungen sind keine technischen Fragen – sie sind strategische Weichenstellungen. Sie betreffen Ihre Leistungserbringung, Ihre Effizienz, Ihre Zusammenarbeit und Ihre Weiterentwicklungsfähigkeit.
Ein gutes ERP- oder Projektmanagementsystem ist mehr als eine digitale Lösung. Es ist ein Spiegel Ihrer Unternehmensprozesse – und beeinflusst, wie flexibel Sie auf Marktveränderungen reagieren können.
Wer langfristig denkt, schaut daher nicht nur auf die heutige Anforderung, sondern auch auf zukünftige Entwicklungen. Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit, Integrationsfähigkeit – all das sind zentrale Softwareauswahl Kriterien, wenn Sie Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufstellen wollen.
Change Management als Erfolgsfaktor: Wie Sie interne Veränderungsprozesse aktiv und erfolgreich gestalten
Kein Softwareprojekt ist erfolgreich ohne professionelles Change Management. Weil es nicht um Technik geht, sondern um Menschen. Um neue Routinen, Aufgaben, Prozesse – und die Bereitschaft, sich auf Veränderung einzulassen.
Fehlt dieser Fokus, bleibt jede noch so gute Software unter ihren Möglichkeiten. Deshalb verstehen wir Change Management nicht als begleitendes Element – sondern als zentrales Projektmodul.
Wir entwickeln regelmäßig Change-Konzepte, in denen Ziele, Maßnahmen, Rollen und Kommunikationslinien definiert sind. Denn Veränderung braucht Orientierung, Sicherheit und Klarheit.
Externe Unterstützung: Was echte, anbieterneutrale Begleitung leisten kann – und woran Sie sie erkennen
Manche Unternehmen fürchten, mit externer Hilfe in neue Abhängigkeiten zu geraten. Das verstehen wir. Doch die Wahrheit ist: Anbieterunabhängige Beratung kann genau das Gegenteil bewirken – nämlich echte Entscheidungsfreiheit schaffen.
Wir arbeiten nicht auf Provisionsbasis, bewerben keine Softwareprodukte und pflegen keine versteckten Vertriebsinteressen. Unsere Aufgabe ist es, Ihr Unternehmen zu verstehen – und Sie sicher durch den Auswahlprozess zu führen.
Woran erkennen Sie eine gute Begleitung? Sie hören Fragen, keine Produktempfehlungen. Sie erleben Prozessverständnis, nicht Marketingfloskeln. Sie erhalten Struktur, keine Verkaufsargumente.
Fazit: Orientierung, Klarheit und Effizienz – mit den richtigen Kriterien zur idealen neuen Software
Eine gute Softwareauswahl ist wie eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Mit einem strukturierten Vorgehen, realistischen Erwartungen und einem klaren Zielbild reduzieren Sie Risiken und treffen Entscheidungen mit Weitblick.
Verlassen Sie sich nicht auf zufällige Empfehlungen oder kostenlose Online-Vergleiche. Holen Sie sich Fachwissen an die Seite, priorisieren Sie Ihre Anforderungen und schaffen Sie Transparenz bei Auswahl und Implementierung.
Denn nur mit den richtigen Softwareauswahl Kriterien schaffen Sie die Basis für echte Effizienz, digitale Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg.
| Kriterium | Beschreibung | Typische Stolperfallen |
|---|---|---|
| Zielbild und Strategie | Langfristige Ziele und strategische Anforderungen an die Software definieren | Zu kurz gedacht: Fokus nur auf aktuelle Probleme statt Zukunftsfähigkeit |
| Prozessanalyse | Abläufe im Unternehmen intensiv und bereichsübergreifend analysieren | Prozesse nur oberflächlich oder gar nicht berücksichtigt |
| Anforderungsprofil erstellen | Funktionale, technische und organisatorische Anforderungen priorisiert erfassen | Unstrukturierte Wunschzettel ohne Priorisierung entstehen |
| Stakeholder einbinden | Mitarbeitende und Fachbereiche frühzeitig in Auswahlprozess integrieren | Widerstände im Change-Prozess durch mangelnde Beteiligung |
| Bewertungsmatrix & Nutzwertanalyse | Objektiver Softwarevergleich durch gewichtete Entscheidungskriterien | Entscheidungen aus dem Bauch heraus oder aufgrund von Einzelmeinungen |
| Technologie & Betriebsform | Wahl zwischen Cloud, On-Premise oder Hybrid mit Blick auf IT-Strategie | Cloud abgelehnt ohne IT-Sicherheitsanalyse oder falsche Infrastrukturentscheidung |
| Implementierungsstrategie | Agile oder klassische Einführungsmethoden passend zur Organisation wählen | Methode passt nicht zur Unternehmenskultur oder den Ressourcen |
| Change Management | Veränderungen aktiv steuern durch Kommunikation, Schulung und Beteiligung | Veränderung wird unterschätzt und Akzeptanz der Nutzer bleibt aus |
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Falls Sie feststellen, dass die Auswahl einer passenden Software für Ihr Unternehmen komplizierter ist als gedacht – Sie zwischen unzähligen Anbietern schwanken, Anforderungen schwer greifbar sind oder interne Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen haben – dann ist es an der Zeit, externe Expertise hinzuzuziehen.
Die UBK GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen seit Jahren erfolgreich bei der strukturierten Softwareauswahl – anbieterunabhängig, prozessorientiert und strategisch fundiert. Gemeinsam analysieren wir Ihre Ausgangslage, definieren konkrete Ziele und begleiten Sie durch den gesamten Auswahlprozess – von der Anforderungserhebung bis zur Entscheidung.
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