Wer ohne kritischen Blick seine Arbeitsabläufe übernimmt, riskiert nicht nur unnötige Kosten, sondern auch das Scheitern des ERP-Projekts – das habe ich schon oft erlebt. Nutze die Einführung als echte Chance, um deine arbeitsabläufe zu optimieren: Analysiere und visualisiere sie abteilungsübergreifend und hole dir ehrliches Feedback, am besten auch von außen. So schaffst du Transparenz, stärkst die Akzeptanz und sicherst langfristigen Erfolg für dein Unternehmen.
Warum es riskant ist, Arbeitsabläufe einfach zu übernehmen
Das ist eine sehr gute Frage – und genau das ist der Punkt, den ich immer wieder beobachte. Also, viele Unternehmen stehen unter enormem Druck, wenn sie ein neues ERP-System einführen: Zeit und Budgets sind knapp, die Unsicherheit bei der Auswahl ist groß. Man meint, die Sache effizient anzugehen, indem bestehende Arbeitsabläufe einfach übernommen werden, am besten möglichst „eins zu eins“. Was ich dabei oft sehe ist: So verlockend diese Lösung im ersten Moment wirkt, sie birgt versteckte Risiken.
Wenn man einen schlechten oder veralteten Prozess digitalisiert, bleibt es eben ein ineffizienter Prozess – nur automatisiert. Das heißt, Schwächen, Redundanzen und unnötige Arbeitsschritte werden nicht nur erhalten, sondern oft sogar noch aufwendiger. Typisch sind dann deutlich höhere Kosten bei der Einführung und unnötige Komplexität im System. Die Zahlen sprechen für sich: bis zu 75 Prozent aller ERP-Projekte verfehlen ihre Ziele, oft wegen solcher Denkfehler.
Man riskiert damit nicht nur Fehlinvestitionen, sondern auch operative Blockaden und demotivierte Mitarbeitende – im schlimmsten Fall droht das Scheitern des gesamten Projekts.
Die Chance: Arbeitsabläufe optimieren vor der ERP-Einführung
Das muss man sich erstmal vor Augen führen: Die Einführung eines ERP-Systems ist weit mehr als ein IT-Projekt. Es ist ein Strategiethema, eine Ausrichtung für die Zukunft. Genau darum ist es so wichtig, die Arbeitsabläufe zu optimieren, bevor man sie digital abbildet. Ich sage immer: Wer Prozesse einfach übernimmt, wie sie gerade sind, verschenkt nicht nur Effizienzpotenzial, sondern beraubt sich einer echten Modernisierung.
Unsere Erfahrung zeigt, wie hilfreich es ist, schon vorab die Prozesse abteilungsübergreifend zu analysieren. Also, arbeite mit verschiedenen Teams, schaffe Transparenz und hinterfrage alte Muster. Das Zielbild deines Unternehmens sollte entscheiden, nicht nur die lauteste Abteilung. Was ich besonders betone: Hier hilft der Perspektivwechsel – sei es von außen durch neutrale Beratung oder intern durch einen ehrlichen Austausch. Zahlreiche Unternehmen verbringen Zeit damit, ihre Arbeitsabläufe vorab zu optimieren und berichten über höhere Akzeptanz und Motivation bei den Mitarbeitenden.
Betriebsblindheit zu überwinden und die Abläufe bewusst zu gestalten, legt das stabile Fundament für eine erfolgreiche, effektive Digitalisierung.
Wichtige Erkenntnisse zum Thema Prozessoptimierung und ERP-Implementierung
Was bleibt also als Fazit? Wer Arbeitsabläufe optimiert, bevor er ein System auswählt und digitalisiert, holt deutlich mehr aus der ERP-Einführung heraus – mit weniger Redundanz, größerer Transparenz sowie effizienteren Workflows. Ein so vorbereitetes Anforderungsprofil ist klarer, die Kosten sinken langfristig, und der Change wird von allen Mitarbeitenden besser getragen.
Man sollte sich immer bewusst machen:
- Arbeitsabläufe optimieren ist kein Einmalprojekt – sondern kontinuierliche Entwicklung.
- Abteilungsübergreifendes Denken verhindert, dass nur die stärkste Abteilung bestimmt – Fehler, den ich in fast jedem Unternehmen erlebe.
- Strategisches Vorgehen verhindert, dass ineffiziente Prozesse einfach übernommen werden – laut Studien sind sie einer der wichtigsten Gründe für scheiternde ERP-Projekte.
Also: Ein strukturierter Blick auf die Prozesse – mit Hilfe externer Begleitung oder gezieltem internen Austausch – sichert nachhaltigen Erfolg, spart Nerven, Kosten und bringt echte Effizienzsteigerung.
| Risiken bei der Übernahme bestehender Prozesse | Typische Folgen | Chancen durch Prozessoptimierung vor der Einführung |
|---|---|---|
| Automatisierung veralteter und ineffizienter Abläufe | Unnötige Komplexität & höhere Kosten | Effiziente und transparente Workflows von Anfang an |
| Übernahme von Redundanzen und Schwächen aus Altsystemen | Erhalten von Fehlern & operative Blockaden | Abbau alter Muster & gezielte Modernisierung |
| Mangelnde Einbindung der Fachbereiche | Geringe Akzeptanz und Frustration beim Team | Stärkere Mitarbeitenden-Beteiligung & mehr Motivation |
| Prozessorientierung fehlt, Zielbild bleibt unklar | Hohe Scheiterquote bei ERP-Projekten | Klares Anforderungsprofil & bessere Projektergebnisse |
| Kurzfristiges Denken (nur IT-Projekt, kein Strategiethema) | Fehlinvestitionen und Nacharbeiten | Nachhaltiger Unternehmenserfolg & Zukunftssicherheit |
Statistiken und Fakten zum Scheitern von ERP-Projekten
- Zwischen 60 und 80 % aller ERP-Projekte im deutschsprachigen Raum erreichen nicht die gesteckten Ziele, überschreiten das Budget oder scheitern komplett (ganzer Artikel).
- Bestehende, ineffiziente Prozesse werden häufig 1:1 ins neue ERP-System übernommen, ohne sie vorher kritisch zu hinterfragen, was zu erhöhten Kosten, Fehlern und Projektabbruch führen kann (Beleg im Text).
- Gartner prognostiziert, dass bis zu 70 % der ERP-Projekte bis 2027 scheitern und ein Viertel dieser Projekte katastrophal fehlschlagen, meist wegen mangelnder Prozessanalyse und fehlender betriebsübergreifender Sicht (siehe Gartner-Prognose).
- Die fehlende Analyse und Optimierung bestehender Abläufe vor der Digitalisierung zählt laut mehreren Studien zu den Hauptgründen für das Scheitern von ERP-Projekten (Studienlage hier).
- Werden Prozesse vor der Digitalisierung analysiert und optimiert, berichten Unternehmen von signifikanten Effizienzsteigerungen, reduzierter Redundanz und erhöhter Transparenz. Dadurch steigen auch Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden nachweislich (Beispiel aus der Praxis).
- Eine abteilungsübergreifende oder externe Prozessbetrachtung gilt als entscheidender Erfolgsfaktor, um Betriebsblindheit zu vermeiden und Prozesse strategisch auszurichten. Ohne diese entsteht oft ein Silo-Denken, das den Projekterfolg gefährdet (Praxisbezug).
- Es wird empfohlen, mindestens 10–20 % des Projektbudgets in die Analyse, Vorbereitung und Prozessoptimierung zu investieren – Unternehmen, die dies nicht tun, verzeichnen überdurchschnittlich häufige Fehlschläge bei der ERP-Einführung (Empfehlung aus dem Artikel).
- Eine klare Zieldefinition sowie transparente Kommunikation der Vorteile erhöhen die Akzeptanz und somit die Erfolgswahrscheinlichkeit von ERP-Projekten erheblich (Zusammengefasste Studien).
FAQ: Häufige Fragen rund um die Optimierung von Arbeitsabläufen vor der ERP-Einführung
Wie kann man Arbeitsabläufe verbessern?
Das ist eine sehr gute Frage – und genau das ist einer der wichtigsten Hebel, um Effizienz im Unternehmen zu steigern. Also, ich sage immer: Der erste Schritt ist, die bestehenden Arbeitsabläufe wirklich zu verstehen – und zwar nicht nur aus der eigenen Perspektive, sondern auch abteilungsübergreifend. Was ich oft sehe ist: Wer die Prozesse gemeinsam mit den betroffenen Teams analysiert, schafft Transparenz und erkennt Schwachstellen, die einzeln nie aufgefallen wären. Besonders hilfreich ist hier die Visualisierung der Prozesse, weil dadurch Abhängigkeiten und „versteckte“ Arbeitsschritte sichtbar werden. Ein neutraler, möglichst externer Blick oder zumindest ein Perspektivwechsel innerhalb des Unternehmens hilft ungemein, Betriebsblindheit zu überwinden. Unserer Erfahrung nach ergibt sich daraus oft eine Vielzahl an Verbesserungsmöglichkeiten – von der Reduzierung von Doppelarbeit über die Vermeidung unnötiger Schnittstellen bis hin zur klareren Verteilung von Verantwortlichkeiten.
Wie strukturiert man Arbeitsabläufe?
Das muss man sich erstmal vor Augen führen: Struktur entsteht nicht „von allein“, sondern ist das Ergebnis bewusster Entscheidungen. Ich habe immer betont, dass es hierbei auf Klarheit im Zielbild ankommt – also darauf, was der Prozess eigentlich leisten soll. Wir beginnen meist mit einer Ist-Analyse, bei der alle Schritte, Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse dokumentiert werden. Anschließend versuchen wir, die Abläufe logisch zu gliedern, Zuständigkeiten transparent zu machen und Schnittstellen sauber zu definieren. Ganz wichtig: Man sollte darauf achten, die Prozessschritte so zu gestalten, dass sie auch zukunftsfähig sind und gegebenenfalls flexibel angepasst werden können. Hilfreich ist es, Arbeitsabläufe zu visualisieren – etwa mit Prozessdiagrammen oder einfachen Ablaufplänen – damit sie für alle verständlich und nachvollziehbar werden.
Welche Strategien gibt es, um Arbeitsabläufe zu optimieren?
Genau das ist der Punkt, bei dem viele Unternehmen zunächst ratlos sind. Also, grundsätzlich haben sich einige Strategien in der Praxis bewährt: Erstens, die kontinuierliche Überprüfung und Hinterfragung bestehender Abläufe – das heißt, nicht nur anlässlich einer ERP-Einführung, sondern regelmäßig Verbesserungspotenziale suchen. Zweitens empfiehlt sich eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, weil dadurch unterschiedliche Blickwinkel einfließen und Prozesse oft eindeutiger und effizienter gestaltet werden. Drittens: Die Einbindung neutraler Beratender – oder zumindest ein bewusst initiierter „Blick von außen“ – hilft, Betriebsblindheit zu entlarven. Und viertens ist es aus meiner Sicht entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen, um Akzeptanz und Motivation zu erhöhen. Visualisierungen und offene Workshops haben sich hier immer wieder als hilfreiche Werkzeuge gezeigt.
Was bedeutet es, Arbeitsabläufe zu optimieren?
Das ist eine Frage, die ich oft im Gespräch mit Entscheidenden höre. Für mich bedeutet Prozessoptimierung mehr als nur „ein paar Schritte streichen“. Es geht darum, Arbeitsabläufe gezielt an das angestrebte Zielbild und die künftige Unternehmensausrichtung anzupassen. Das heißt, den Prozess nicht nur zu verschlanken, sondern so zu gestalten, dass er Effizienz, Transparenz und Flexibilität bringt. In der Praxis bedeutet das: Überflüssige Arbeitsschritte identifizieren, Verantwortlichkeiten klar festlegen, digitale Möglichkeiten sinnvoll einsetzen und Hindernisse zwischen den Abteilungen abbauen. Wer Arbeitsabläufe so optimiert, legt das Fundament für eine erfolgreiche Digitalisierung – und verhindert, dass alte Schwächen einfach „digital konserviert“ werden. Genau das ist entscheidend, bevor ein ERP-System eingeführt wird.
Zusammenfassung und nächste Schritte bei der Prozessoptimierung
Gerade bei der Einführung eines ERP-Systems steht man als Unternehmen oft vor ungeahnten Herausforderungen: Unsicherheit, Zeitdruck und komplexe Entscheidungen führen schnell dazu, alte Prozesse einfach zu übernehmen – mit den genannten Risiken. Die wichtigste Erkenntnis aus all dem ist, dass eine bewusste, abteilungsübergreifende Prozessoptimierung vor der Digitalisierung entscheidend für nachhaltigen Erfolg ist. Wer diese Chance nutzt, verhindert unnötige Kosten, steigert die Akzeptanz im Team und schafft eine tragfähige Basis für zukünftige Entwicklungen.
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